Um século atrás, cada mensagem tinha um meio, uma mídia: para o som, era o rádio; para a imagem, o cinema (mudo); para os dados, o telégrafo. Mas as mensagens um dia começaram a convergir para as midias: o cinema se tornou falado, a TV juntou imagens em movimento e sons, e anos depois todos esses tipos de mensagem se juntaram no computador – som, imagem e dados. Hoje, carregamos computadores no bolso ou na bolsa (nossos smartphones), com a possibilidade de receber mensagens de todo tipo, todas elas baseadas numa única tecnologia: comunicação de dados. O uso é tão intenso que já se pode prever o seguinte: um dia – que não está muito distante – as operadoras venderão apenas planos de dados. Ou de internet, como os usuários preferem dizer. Não haverá mais voz ou SMS.
Essa convergência das mídias sobre o serviço de dados vem trazendo facilidades para o usuário em suas aplicações, mas ao mesmo tempo tornou mais complexos, principalmente para as empresas, o perfil de uso desses dados, a sua cobrança e a separação entre o que é consumo pessoal e o que é corporativo. O perfil do usuário está apenas começando a se transformar e não há especialista capaz de garantir que essas transformações terão fim ou que formato terá esse perfil daqui a alguns anos.
Diante dessa charada, cada conta que vem das operadoras de telefonia para os consumidores pode ter a aparência de um cumulus-nimbus, aquela nuvem escura, carregada de chuva e de eletricidade que emite raios e trovões no verão brasileiro: não se sabe bem o que há dentro dela nem o que pode vir dali. Para complicar um pouco mais o cenário, as empresas estão preferindo adotar a política do BYOD (bring your own device ou traga seu próprio equipamento/dispositivo) do que adquirir smartphones e tablets para suas equipes.
O complicador dessa política é que parte da comunicação e do tráfego de dados será sempre pessoal, embora esses custos estejam refletidos na fatura mensal. Até que um controle muito rígido das empresas separe esses custos e os repasse aos usuários (o que muitas empresas poderão considerar uma atitude antipática), muitas outras providências podem e devem ser tomadas.
A primeira é analisar cuidadosamente os contratos com as operadoras para confrontar os itens cobrados com aquilo que foi realmente contratado. É comum que ao fazerem essa revisão as empresas encontrem diferenças a seu favor, oscilando de 5% a 30% em alguns casos. Não é uma tarefa simples: empresas especializadas nessa análise fazem isso com facilidade, mas imagine quanta gente seria preciso para analisar manualmente as contas de 20, 100 ou mais usuários corporativos.
A revisão pode indicar a necessidade de uma boa conversa com a prestadora de serviços de telecom sobre o contrato em vigor. Dependendo do resultado dessa conversa, pode ser necessário inclusive montar um processo de comparação – um verdadeiro benchmark – para eventualmente escolher um novo fornecedor.
Todo esse trabalho tem a finalidade de evitar perdas desnecessárias com o uso dos recursos de telecom. Para que a empresa não retorne a essa situação que é, digamos, caótica, será preciso também uma aproximação com os usuários, propondo a eles colaboração, responsabilidade e comprometimento com o uso de recursos da empresa. Com isso e com o monitoramento constante das contas, fica garantido que as operadoras receberão o pagamento que é justo – nem mais nem menos. E que a empresa – o cliente – não estará gastando mais do que precisa.