A Universidade de Santa Cruz do Sul (UNISC), uma das maiores instituições de ensino do Rio Grande do Sul, com nota máxima na avaliação do MEC, desde 2009 buscava uma maneira capaz de diminuir custos de comunicação com seus quase 12 mil alunos.
Para a universidade, havia uma necessidade de se comunicar de forma segmentada e eficaz com apenas alguns grupos, como integrantes de determinados cursos de graduação. Segundo Erion Lara, da assessoria de comunicação da universidade, “estávamos em busca de uma solução que diminuísse a demanda de nossos funcionários, substituísse a tradicional carta e que não demandasse muito tempo para chegar até o aluno”.
De acordo com ele, o departamento financeiro da instituição necessita, semestralmente, enviar avisos sobre o FIES (Fundo de Financiamento ao Estudante do Ensino Superior) para mais de 3.500 alunos que utilizam o financiamento, com o pedido de comparecimento ao setor para a assinatura de renovação do contrato.
O departamento financeiro enviava cartas aos alunos ‒ o que, além de ter um custo alto (cerca de R$1,55 por carta) e demandar trabalho manual, demorava muito para chegar ao destinatário. Além disso, os alunos que não compareciam eram contatados por telefone, o que demora dias e também tem um custo alto (em média R$1,17 a ligação). Outra forma era a utilização do e-mail, uma maneira mais barata, mas que não surtia efeito, já que muitos alunos não têm a cultura de acessar o endereço eletrônico institucional.
A alternativa encontrada pela universidade foi fazer do SMS seu aliado. Para isso, a instituição passou a utilizar uma das soluções da Human Mobile, integradora de SMS corporativo. Para a integradora, a UNISC e outras instituições de ensino têm problemas parecidos: em geral, precisam se comunicar com alguns grupos específicos e de forma imediata. “Quando um cliente com essa característica nos contata, oferecemos nossa solução de envio para grupos que permite que ele segmente cada comunicação de acordo com os dados pré-cadastrados no sistema. Assim, não é preciso digitar o celular do destinatário cada vez que quiser enviar um SMS”, explica Victor Knewitz, CEO da Human Mobile.
O executivo diz que o envio para grupos realizado pelos sistemas da Human Mobile funciona da seguinte forma: “O cliente cria uma planilha em Excel com os dados do grupo e faz uma importação no sistema de envio de SMS da Human, vinculando esses dados a um grupo de destinatários. A partir daí, basta a empresa selecionar ou o grupo ou as características daqueles que devem receber o SMS, digitar o texto e efetivar o envio. É realmente muito simples!”.
A alternativa encontrada pela UNISC de usar o SMS em suas comunicações vem gerando resultados positivos e conseguiu, de fato, otimizar seus processos. Erion explica que “hoje, um relatório com os números de telefone para envio de SMS é preparado em minutos, ao passo que a impressão, a dobradura, a etiquetação e a conferência de cartas podem levar dias”. A instituição obteve uma economia de aproximadamente 85% com o envio de SMS, se comparado ao encaminhamento de cartas, o que fez com que ela aderisse totalmente à ferramenta.
Além do benefício financeiro, o retorno também se dá em relação ao relacionamento com os alunos. Erion diz que, no Ano Novo de 2011, o setor de comunicação da UNISC programou para as 23h55 do dia 31 de dezembro um SMS desejando Feliz Ano Novo aos seus alunos. Ele explica que, devido ao monitoramento realizado pela instituição nas redes sociais, puderam perceber a eficácia da ferramenta: “Muitos dos nossos alunos postaram que a UNISC foi a primeira a lhe desejar Feliz Ano Novo, surtindo o efeito e o retorno que queríamos”, conta.
Erion observa que um dos benefícios dessa solução é a possibilidade de segmentar os públicos da maneira mais apropriada. Ele lembra também que essa mídia conta com um altíssimo índice de leitura. “Dispositivos móveis são os meios mais fáceis e rápidos para nos comunicarmos com nosso público-alvo. Celulares e smartphones pipocam nas mãos dos jovens, e são, sem dúvida, mídias que permitem comunicar de maneira forte e bem direcionada; a bola da vez é o mobile”, revela.
A Unisc oferece cursos de graduação, extensão, pós-graduação ‒ lato e stricto sensu ‒ e também cursos técnicos. Sediada em Santa Cruz do Sul (RS), conta com campus em outras quatro cidades gaúchas: Capão da Canoa, Montenegro, Sobradinho e Venâncio Aires.