Uma das maiores dores de cabeça de grandes empresas que possuem colaboradores em constante deslocamento fora do escritório é auditar os seus pedidos de reembolso, especialmente quilômetros rodados. Geralmente, no Brasil, paga-se entre R$ 0,55 e R$ 0,95 por quilômetro percorrido por um funcionário, o que inclui a gasolina, o seguro, a manutenção do carro etc. Mas como garantir que o empregado usou o carro somente a serviço se a prestação de contas é feita na maioria das vezes em uma planilha de Excel? A solução pode estar em um aplicativo móvel, como o brasileiro Expense Mobi (Android, iOS), que entrou em operação no ano passado e recentemente foi adquirido pela Wappa, dona de um app de gestão de corridas de táxi corporativas.
O Expense Mobi utiliza o GPS do smartphone dos funcionários para registrar os percursos realizados. Ao iniciar um trajeto a serviço, o empregado deve ligar o app e apertar um botão para iniciar a contagem. Ao final, precisa lembrar de apertar novamente para encerrar a corrida, como um "check in" e "check out". Todo o trajeto é gravado e enviado para os gestores da companhia. O resultado é imediato: em média, há uma redução de 30% nas despesas de reembolso por quilômetros rodados, afirma Murilo Thiele, cofundador e diretor comercial da Expense Mobi.
Os gestores podem definir parâmetros para o disparo de alertas do sistema. Por exemplo: se uma viagem ultrapassar 50% da distância prevista originalmente no Google Maps para o destino combinado, o gestor recebe um alerta para verificar com o funcionário o que aconteceu. Thiele relata que foram descobertos vários casos de fraude. Um dos que chamou mais a atenção foi o de um funcionário que fazia os trajetos de trem e depois cobrava por quilômetro rodado, como se tivesse ido em seu próprio carro. Nas sessões de treinamento há também empregados que acabam admitindo o mau uso até por ignorância ou desconhecimento: "Houve um caso em que, na reunião de treinamento do sistema, um funcionário perguntou como seria para levar seus filhos para escola dali em diante", relata Thiele.
Contas variadas
A Expense Mobi oferece também um módulo para registro de despesas variadas para reembolso, como refeições, estacionamentos etc. Neste caso, o funcionário tira uma foto da nota fiscal, que é enviada para o gestor. Um software de OCR analisa os dados e vai montando automaticamente a planilha para reembolso mensal. O sistema é também capaz de reconhecer palavras que indiquem uma utilização que fuja à política de reembolso do cliente, como "cerveja", "uísque" etc. Segundo Thiele, em média a redução de custos neste módulo também gira em torno de 30%. Nos dois módulos, a Expense Mobi cobra uma taxa de até 5% sobre o valor total de reembolso – o percentual cai de acordo com o tamanho do contrato.
Estratégia
Com a ajuda do time comercial e de marketing da Wappa, a Expense Mobi espera crescer rapidamente este ano, passando dos atuais 5 mil usuários para 30 mil até dezembro. Sua meta é ter uma receita de R$ 6 milhões em 2015. "Estamos pavimentando esse mercado e preciso crescer rápido para ser o dono da categoria. Somos pioneiros nesse tipo de aplicação. Queremos ser referência de mercado", diz o executivo. O potencial de crescimento é enorme. "Meu maior concorrente hoje é o Excel. 99% das empresas ainda usam planilhas de Excell para controle de reembolso, desde aquelas de pequeno porte até multinacionais", diz.