Quando os primeiros celulares surgiram no Brasil no início de década de 90, eles só serviam para uma coisa: falarmos com alguém sem estarmos amarrados ao fio do telefone. Duas décadas depois, nossos celulares viraram uma central de comunicação móvel e entretenimento – viraram smartphones que nos permitem enviar e receber mensagens de texto, ler e enviar e-mails, fazer conferência e videoconferência, usar como ramal móvel no nosso escritório, gravar notas e lembretes, fora toda a gama de jogos, TV digital, músicas, vídeos e aplicativos para todos os gostos.
Temos realmente computadores em nossas mãos hoje em dia. O problema é que, em termos de comunicação, em geral não fomos “treinados” para viver neste novo mundo, com comunicação disponível em qualquer lugar. Por isto seguem algumas dicas:
Uso da ferramenta de comunicação correta: Sugira a criação na empresa ou no seu time de trabalho de um código de comunicação onde se defina claramente e de forma simples quais as melhores práticas de comunicação esperadas e que meios de comunicação devem ser usados, em quais situações e quais os prazos de resposta esperados para cada meio. Exemplo:
• assuntos urgentes, prefira um contato pessoal;
• Se não encontrar a pessoa, ligue ou envie SMS – retorno previsto: no máximo 2 horas;
• Para informar algo ou solicitações não urgentes, envie um e-mail – retorno previsto: 24 horas.
Sobre e-mails: A maioria de nós recebe uma quantidade cada vez maior de e-mails, e muitos deles poderiam ser evitados. Dar conta destes e-mails parece cada dia mais difícil, e mesmo em um smartphone selecionar quais dos 100 ou 200 e-mails devem ser lidos primeiro é uma tarefa árdua… Para melhorar a comunicação com e-mails, algumas ações e pequenas mudanças de comportamento podem ser de grande valia.
Escrevendo e-mails: Se você vai enviar um e-mail, primeiro tenha em mente que e-mail é uma comunicação apenas escrita, e por isto é um meio “pobre” de comunicação. Mais de 90% da comunicação humana está no visual, nos gestos e na entonação de voz. Portanto, tenha certeza de que sua comunicação por e-mail é a forma mais eficaz de comunicar o que você quer e de ter a resposta que precisa. Se realmente for escrever um e-mail, observe estas dicas:
• Seja objetivo na comunicação. Menos palavras e mais direto ao ponto.
• Releia o que escreveu antes de enviar.
• Veja se está claro o que você quer, se colocou as pessoas corretas no e-mail, e SOMENTE elas.
• Se precisa de algo, digo o que precisa, de quem precisa e principalmente para quando precisa.
• Coloque um título/assunto claro no e-mail. A dica aqui é deixar para colocar o assunto por último, depois de ter escrito o e-mail.
• Nunca escreva e-mails em estado emocional muito alterado. Palavras escritas de forma emocional podem causar grandes confusões. E tenha consciência de que o que você escreveu poderá ser lido por quem recebe a qualquer momento, e o estado emocional de quem recebe é um aspecto sobre o qual você não tem controle.
• Não copie todo mundo. Muita gente adora copiar o chefe em tudo, só que a maioria deles acha que recebe muitos e-mails desnecessários dos subordinados, portanto, cheque com seu chefe que tipo de e-mail ele quer receber cópia.
E-mail no celular:
o Use seu Smartphone para ler e-mails mais urgentes e e-mails que precisem de respostas muito rápidas.
o Use também para apagar aqueles que são desnecessários (e spams, é claro).
o Deixe para responder e-mails que precisam de respostas mais elaboradas para momentos em que você tenha mais tempo, ou até prefira respondê-los através de seu computador.
o Leia e-mails no celular apenas em momentos em que não esteja fazendo outra coisa.
o Nunca leia e-mails quando estiver dirigindo ou fazendo qualquer atividade de risco.
o Se estiver almoçando ou em reunião com outras pessoas, priorize as pessoas e deixe o celular para depois. Se estiver esperando algo urgente, comunique de antemão às pessoas que estão com você de que talvez você precise responder rapidamente algo urgente que está esperando.
o Desative o alerta de chegada de novo e-mail no celular (e no computador também). Isso só serve para lhe tirar do foco do que está fazendo.
o Para fácil identificação, adicione no início do título/assunto do e-mail um código de comunicação que seja de conhecimento de todos da equipe. Este código pode incluir siglas, indicando a ação a ser tomada, como por exemplo:
• AR: Ação Requerida
• RR: Resposta Requerida
• PSI: Para Sua Informação. Assume-se que quem está em cópia ou oculto é SEMPRE PSI; somente pessoas no para deveriam ter ações ou respostas requeridas.
• OK: Resposta positiva para algum assunto enviado anteriormente.