Os funcionários que trabalham com apresentação de controle de gastos todos os meses sofrem com processos e planilhas que muitas vezes não são simples. É bem comum, mesmo em empresas digitais, ver os colaboradores entregando duas vias da planilha de gastos e pedirem assinaturas de seus gestores para confirmarem que aquele gasto foi real e pedirem o reembolso. Para diminuir esse fluxo de trabalho arcaico, novas entrantes estão apresentando tecnologias móveis capazes de deixar a apresentação dos gastos mais dinâmica e ágil.
Serve de exemplo a VExpenses (Android, iOS), uma start-up que tem como foco a gestão de gastos com viagens corporativas. Seu aplicativo funciona da seguinte forma: o usuário tira a foto de um recibo com a câmera do celular, o sistema identifica o valor, atualiza a planilha e envia para o responsável da área. Do outro lado, o gestor recebe as informações em um painel que permite gerar o relatório do funcionário ou da área, além de se integrar ao sistema de gerenciamento (ERP) da companhia. Como vantagem, a empresa destaca uma pesquisa interna feita com clientes que aponta uma redução de 88% no gasto do tempo com preenchimento de dados.
“O processo hoje na empresa é todo manual. Nós propusemos digitalizar esse processo. No nosso aplicativo, o processo é automatizado, com workflow e gestão via site responsivo”, explica Bruno Pain, diretor da start-up. “O sistema pode analisar tudo que está sendo gasto com hotel, alimentação e táxi. Além disso, tem confiabilidade, gestão de riscos e usa o GPS para mapear custos”.
Outra empresa que trabalha com o controle de gastos corporativos é a Espresso (Android, iOS) de Uberlândia, Minas Gerais. Diferentemente da rival, o foco é gerenciar qualquer tipo de reembolso dos funcionários. O app também utiliza a câmera traseira do celular para registrar os recibos, mas sua análise não é automática, o usuário precisa adicionar a categoria de gastos (alimentação, transporte, hospedagem, quilometragem etc), o valor e o motivo. Após fechar o relatório, o trabalhador envia para uma plataforma web à qual o departamento financeiro tem acesso.
Guilherme Tângari, CEO e co-fundador da Espresso, acredita que o diferencial da plataforma está na usabilidade. “Gastamos muito tempo em experiência de usuário para que seja mais simples para o cliente. Para nós, UX não é commodity”, disse o executivo ao Mobile Time. “O valor que a gente oferece é a redução de tempo. A média de redação de relatório era de 1h30 para o funcionário e outra 1h30 para o gestor. Com o app, a adição de um recibo diminui para 10 segundos. No departamento financeiro, o tempo gasto cai 2 horas para 20 a 30 minutos”.
Monetização e receita
Tanto na VExpenses quanto na Espresso, o pagamento do serviço é por assinatura mensal. Não há cobrança por licença, apenas por usuários do serviço. A VExpenses oferece o serviço de graça se for para apenas um funcionário. A partir do segundo, é cobrada uma taxa de R$ 14 para cada usuário ativo no mês. Por sua vez, a Espresso dá sete dias de degustação grátis e, depois disso, cobra R$ 60 a partir de dez relatórios gerados por mês.
Acelerada pelo GVAngels, fundo de investimento de ex-alunos da Fundação Getúlio Vargas, a Espresso possui assinaturas ativas de mais de 50 empresas pagantes e gera quase 7 mil relatórios por mês (entre pagos e gratuitos). Tângari destaca que após a aceleração feita neste ano, a quantidade de novos usuários cresceu 56% e de assinaturas, 31%. Até o final do ano, a receita mensal esperada pela nova entrante será de R$ 50 mil em assinaturas. A expectativa é de dobrar a quantidade mensal de relatórios.
Criada dentro da firma de finanças e gestão de Ribeirão Preto FGA, a VExpenses foi desenvolvida em 2015 e tem mais de 80 empresas rodando o sistema, com uma base de 6 mil usuários ativos. Até o final de 2018, a expectativa da start-up é crescer de tamanho oito vezes.
Próximos passos
As duas empresas ainda veem etapas para melhorar suas plataformas. O CEO da Espresso destaca que seu app é nativo e que o próximo passo em tecnologia será criar uma API aberta para integrar com bancos. Já a VExpenses pretende integrar sua solução a outros serviços, como apps de corrida individual, além de adicionar funcionalidades para evitar fraudes e criar uma base de dados para realizar benchmarking (comparações) entre empresas.
“Queremos pegar anomalias, padrões diferentes. Por exemplo, se temos a média de gasto do funcionário e ele ultrapassa uma determinada margem, gastando acima do que o esperado, a gente pode avisar a empresa. Uma fraude que é comum é os gastos baterem no teto (máximo de gastos). Queremos que o sistema verifique se os gastos estão com muita frequência batendo no teto. As empresas podem cadastrar várias políticas, de acordo com o nível hierárquico do funcionário. E o próprio sistema da VExpenses filtra aquilo que está dentro da política”, disse Thiago Campaz, sócio da companhia.
